Дуже багато кандидатів чули, що таке існує, але ніколи його не бачили. Це — документ, який підтверджує наміри роботодавця прийняти кандидата на роботу. В Україну традиція підписання цього документу між кандидатами й роботодавцями прийшла з великих міжнародних компаній, які після отримання Україною незалежності, почали відкривати тут свої регіональні офіси. Пізніше цю процедуру перейняли й українські локальні компанії та IT сфера.
Здебільшого job offer (або пропозиція про роботу), які потрапляли до мене, були з досить суттєвими помилками стратегічного характеру. Розберемося сьогодні докладно яким має бути job offer, для чого він, та що це означає для роботодавців та кандидатів.
Ця стаття буде корисною не тільки для HR менеджерів та керівників компаній, але і для кандидатів, які дізнаються більше про свої права.
ЧИ Є ЮРИДИЧНА СИЛА В ДОКУМЕНТІ JOB OFFER?
Job offer є письмовим підтвердженням певних домовленостей, там вказується інформація, яка у випадках, коли якійсь зі сторін потрібно буде захистити свої права, може допомогти. Докази судом оцінюються у їх сукупності. Залежно від справи суд буде вирішувати, приймати цей документ як доказ, чи ні. Але в будь-якому разі, якщо кандидату пропонується підписати такий лист, то відмовлятися не варто, навіть, якщо передбачається оформлення не за трудовим договором.
У трудовому кодексі немає обов’язкової вимоги підписувати цей документ. Але для того, щоб покращити HR процеси, усе ж я б рекомендувала роботодавцям підписувати job offers зі своїми кандидатами.
Сьогодні ми розглянемо основні три функції job offer:
1) Документ, який підтверджує наміри роботодавця прийняти на роботу кандидата
2) Встановлює певні домовленості, які були озвучені на співбесіді
3) Допомагає фізично організувати вихід кандидата на роботу.
JOB OFFER ЯК ДОКУМЕНТ, ЯКИЙ ПІДТВЕРДЖУЄ НАМІРИ КОМПАНІЇ ПРИЙНЯТИ КАНДИДАТА НА РОБОТУ
1) Кандидат припиняє пошук роботи
Першою функцією цього документу — є офіційне й остаточне підтвердження намірів компанії прийняти кандидата на роботу. Після цього кандидат може скасувати співбесіди, які призначені в інших компаніях, зняти резюме з публікацій на сайтах пошуку роботи і спокійно готуватися до виходу на нову роботу. Як кар’єрний консультант я не рекомендую кандидатам припиняти пошук роботи раніше за отримання підписаного компанією job offer. Така стратегія допомагає кандидату, і психологічно, і організаційно.
2) Кандидат звільняється
Після того, як кандидат отримав job offer і прийняв його умови, він може писати заяву про звільнення з роботи, якщо він у цей час ще працює в іншій компанії. Кандидат, отримавши job offer, спочатку погоджує дату звільнення з теперішнім роботодавцем, а потім обов’язково повідомляє новому роботодавцю дату свого виходу на роботу.
Саме тому багато кандидатів чекають від роботодавців письмового job offer — щоби бути впевненим, що вже можна офіційно звільнитися.
3) Починається попереднє оформлення документів
Це актуально в разі: певних видів робіт, роботу за кордоном, або працевлаштування, наприклад, іноземців. Щоб оформити візи, дозволи, медичні довідки, оформлення певних декларацій тощо, — інколи потрібно досить багато часу. Тому це оформлення інколи розпочинають після підписаного попереднього договору або job offer, але задовго до виходу на роботу.
JOB OFFER ЯК ДОКУМЕНТ, ЯКИЙ РЕГУЛЮЄ ПЕВНІ УМОВИ
В job offer зазвичай прописується:
1) Назва компанії та юридичної особи куди приймається кандидат.
2) Ім’я кандидата. Саме тому я прошу кандидатів завжди правильно писати ім’я в резюме, бо роботодавець саме звідти візьме інформацію, щоби вписати її у job offer.
3) Назва посади, яку кандидату пропонують.
4) Назва відділу, департаменту, підрозділу чи проєкту, де кандидат буде працювати.
5) Заробітна плата. Обов’язково повинно бути вказано чи включає ця сума податки чи інші відрахування. Ще може бути вказаний розмір заробітної плати в період випробувального терміну та після його закінчення.
6) Потрібно вказати строк випробувального терміну або дату його закінчення. Звісно, що він не може бути більшим за три місяці (в окремих випадках 6 місяців), але якщо він менший чи взагалі відсутній, то краще це вказати у job offer.
7) Вказуються стандартні умови, які отримують усі співробітники компанії: страхування, графік роботи, кількістю днів відпустки, різні компенсації тощо.
8) Вказується індивідуальні умови, які були погоджені на співбесіді. Наприклад, службовий автомобіль, місця для паркування, особливий графік роботи, спеціальні пільги та компенсації, система бонусних виплат тощо.
9) Вказується дата виходу кандидата на роботу.
10) Вказуються умови виходу кандидата на роботі та певні конфіденційні застереження. Наприклад, кандидату може бути заборонено розголошувати факт переходу на нову роботу до першого робочого дня або до офіційного прес-релізу компанії.
Якщо якісь важливі пункти були пропущені чи неправильно записані роботодавцем, то кандидат має право попросити уточнити це та виправити. Зазвичай пропускають інформацію саме про заробітну плату, сподіваючись, що кандидат не побачить різниці між сумою з податками та без податків. Інколи може бути вказана неправильна посада, тобто не та яку обговорювати на співбесіді. Наприклад, обговорювати посаду «Старший спеціаліст із маркетингу», а в job offer може бути указано «Спеціаліст із маркетингу».
Враховуйте, що такі помилки можуть бути зроблені випадково через неякісну комунікацію між тією людиною, яка прийняла рішення про найм кандидата та тією людиною, яка фізично писала job offer. Кандидату в такому разі не потрібно влаштовувати скандал, а краще просто уточнити та надати правильні дані.
JOB OFFER МОЖЕ ДОПОМОГТИ ОРГАНІЗУВАТИ ПЕРШИЙ РОБОЧИЙ ДЕНЬ
1) Час
Рекомендую обов’язково вказувати в job offer дату та час виходу кандидата на роботу. З датою легше — її обов’язково погодять, навіть за найнесприятливіших умов. А от із часом бувають складнощі. Особливо це актуально для компаній, які працюють із вільним або гнучким графіком. От уявіть, що кандидату сказали: «Наші співробітники самі вирішують коли їм приходити на роботу. Виходьте в понеділок, а там розберемося». Кандидат приходить о 9-й ранку в понеділок, а офіс пустий, бо всі звикли приходити десь до 11-ї години. Або навпаки, співробітник приходить на 11-ту, а відповідальний співробітник, який мав передати йому справи та познайомити з колегами, прийшов о 10-й. Це може оцінюватися, як те, що новий співробітник запізнився на роботу.
Перший день на новій роботі є стресовим для будь-якої людини й будь-якого професійного рівня, тому, навіть, якщо ви найгнучкіша компанія у світі, однаково старайтеся організувати перший робочий день якомога точніше, щоби не спричиняти неоднозначних ситуацій та не створювати додатковий стрес для нових людей.
Отже, завжди вказуйте точний час, коли кандидат має прибути до офісу.
2) Відповідальна особа
Завжди вказуйте ім’я й мобільний телефон відповідальної особи, яка буде зустрічати кандидата в перший робочий день. Бо рекрутер може бути на співбесіді, директор — у відрядженні, а кандидат буде стояти у фоє й не знати куди йому дітись. Тобто за співробітником у перший робочий день мусить бути хтось закріплений: хто фізично зустріне кандидата, проведе його на робоче місце, покаже офіс, познайомить з колегами. Також пам’ятайте, що в нового співробітника може не бути картки-перепустки до офісу. А якщо ви новий співробітник, то беріть із собою документ (паспорт, тощо), щоб охорона бізнес-центру вас пропускала до того часу, поки ви не отримаєте перепустку.
Також ще можна вказати адресу офісу, бо якщо офісів у компанії декілька, то щоб не виникало запитань куди саме має приїхати співробітник.
3) Перелік документів
Можна звісно це написати просто в листі, але, на мою думку, це варто вказувати в job offer. Навіть, якщо потрібен мінімальний набір документів: паспорт, ідентифікаційний код, закордонний паспорт, витяг про реєстрацію ФОП, свідоцтва про народження дітей, дипломи про освіту, фотокартку тощо.
ЯКИЙ ВИГЛЯД МАЄ JOB OFFER
Це текст, який надрукований на корпоративному бланку компанії з її логотипом. Job offer може складати рекрутер, HR менеджер, наймаючий менеджер, або інша людина, яка має право знати про умови роботи нового співробітника. Не забувайте, що там вказується зарплата, яка може бути конфіденційною.
Він може складатися українською чи англійською мовою. Зазвичай — це англійська мова, це також допомагає іноземним керівникам компаній зрозуміти зміст та проконтролювати, що умови зазначені правильно.
Друкується у двох примірниках. Далі цей документ підписує уповноважена особа. Внизу зазначається її ім’я та посада.
Можна запросити кандидата до офісу, щоб він фізично теж підписав. Або просканувати й надіслати електронною поштою. Якщо job offer надіслано електронною поштою, то кандидат має відповісти чітко погоджується він чи не погоджується прийняти ці умови та вийти на роботу. У мене особисто були випадки, коли керівник і кандидат погоджували найм усно на співбесіді, а потім кандидат вважав, що відповідати на формальний лист і не потрібно.
Тому, якщо ви кандидат, який досяг мети та здобув job offer своєї мрії, то напишіть хоча б мінімальну відповідь: «Доброго дня, job offer приймаю. Готовий вийти на роботу в такий-то день.» або «Доброго дня, на жаль, я подумав і вирішив не приймати ваше запрошення на роботу.»
Фізично підписати його можна буде в перший робочий день. Співробітник може забрати свою копію собі, а роботодавець зберігає його в особовій справі чи поруч з іншими документами.
Дякую, що прочитали та бажаю всім тільки найвигідніших job offer!
YULIA SHYSHENKO
